KLAUZULA INFORMACYJNA

dla klientów/ kontrahentów

  1. Ochrona danych osobowych w ramach Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

Administratorem jest FABRIC WORLD SP. Z O.O. , która zawarła umowę lub współpracuje z kontrahentem w oparciu o stałe lub jednorazowe zamówienia.

W niniejszej klauzuli informujemy o sposobach, w jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na adres e-mail: office@fabricworld.eu

  1. Zakres informacji

W niniejszej klauzuli FABRIC WORLD SP. Z O.O. informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących:

  1. dostawcami lub kontrahentami FABRIC WORLD SP. Z O.O.
  2. podwykonawcami dostawców lub kontrahentów FABRIC WORLD SP. Z O.O.
  3. wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami, reprezentantami dostawców, kontrahentów lub ich podwykonawców, innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami lub kontrahentami (łącznie „Państwo” lub „Kontrahenci”).
  1. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych

Dane podawane przez Kontrahentów

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a FABRIC WORLD SP. Z O.O. , mogącą polegać w szczególności na świadczeniu przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną usług lub dostarczaniu towarów do FABRIC WORLD SP. Z O.O. lub współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

  1. imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
  2. numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL),
  3. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
  4. stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję,
  5. posiadane uprawnienia,
  6. numer rachunku bankowego.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem, a FABRIC WORLD SP. Z O.O. , podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem oraz FABRIC WORLD SP. Z O.O. . Dotyczy to również sytuacji, w której FABRIC WORLD SP. Z O.O. cyklicznie lub jednorazowo zamawiają od Państwa towary lub usługi.

W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio ze FABRIC WORLD SP. Z O.O. , podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym lub może być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim (np. gdy są Państwo podwykonawcą Kontrahenta). Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez FABRIC WORLD SP. Z O.O. (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji lub wystawienia faktury).

Dane kontaktowe Kontrahentów wskazane w pkt a)-f) będą przetwarzane przez FABRIC WORLD SP. Z O.O. jako administratora danych dla celów tworzenia Bazy Kontrahentów.

Dane zbierane z innych źródeł

Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do obsługi współpracy oraz kontaktu z Kontrahentem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych.

Możemy pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Kontrahentów od Kontrahentów, którzy dostarczyli FABRIC WORLD SP. Z O.O. takie dane w celu obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem, a FABRIC WORLD SP. Z O.O.

  1. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych

Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

  1. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej z FABRIC WORLD SP. Z O.O. lub do podjęcia określonych czynności przed zawarciem umowy, np. przygotowania projektu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  2. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych FABRIC WORLD SP. Z O.O. lub wprost nakazuje to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa;
  3. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów FABRIC WORLD SP. Z O.O. lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością

Uzasadnionymi interesami są:

  1. umożliwienie FABRIC WORLD SP. Z O.O. kontaktu z Kontrahentami oraz obsługi danej umowy;
  2. wykorzystywanie danych kontaktowych Kontrahentów w ramach Bazy Kontrahentów;
  3. zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej;
  4. ustalanie lub dochodzenie przez FABRIC WORLD SP. Z O.O. współpracujące z Kontrahentem roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
  5. weryfikacja wiarygodności Kontrahenta;
  6. weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach.

Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej, zostały przedstawione podstawowe cele, jakie realizuje FABRIC WORLD SP. Z O.O. poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy przez jakie jej przetwarza:

  1. obowiązki wynikające z umowy – okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem a FABRIC WORLD SP. Z O.O. ;
  2. przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości i ustawy – Ordynacja podatkowa – okres wskazany we właściwych przepisach prawa. Co do zasady są to okresy 5-letnie, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło zdarzenie (np. wystawienie faktury);
  3. dla celów ustalania lub dochodzenia przez FABRIC WORLD SP. Z O.O. roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 3 lata od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.
  1. Przekazywanie danych osobowych innym odbiorcom

Dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom:

  1. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie FABRIC WORLD SP. Z O.O. , między innymi takie jak:
  • podmioty świadczące usługi wsparcia informatycznego dotyczącego systemów lub narzędzi informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych lub podobne usługi,

Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez FABRIC WORLD SP. Z O.O. i nie będzie wykraczać poza zakres celów wskazanych w pkt. 4. FABRIC WORLD SP. Z O.O. ma prawo do przeprowadzenia czynności kontrolnych.

  1. b) inni administratorzy danych osobowych, między innymi tacy jak:
  • dostawcy usług kurierskich lub pocztowych,
  • podmioty prowadzące działalność doradczą, kancelarie prawne,
  • inni Kontrahenci lub podwykonawcy uczestniczący w procesie wykonywania umowy
  1. c) inne podmioty w ramach danego Kontrahenta lub podwykonawcy.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

  1. Prawa przysługujące Kontrahentowi i korzystanie z nich

Przysługujące prawa

Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez FABRIC WORLD SP. Z O.O. . Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Studio4U Piotr Piechota niezwłocznie skorygują takie informacje.

Ponadto, mają Państwo prawo do:

  1. wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy FABRIC WORLD SP. Z O.O. uzyskają taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
  2. żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
  3. żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
  4. wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów FABRIC WORLD SP. Z O.O. lub strony trzeciej;
  5. przeniesienia danych.

FABRIC WORLD SP. Z O.O. będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

W odpowiedzi na Państwa żądanie FABRIC WORLD SP. Z O.O. mogą poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Studio4U Piotr Piechota lepiej zrozumieć sytuację. FABRIC WORLD SP. Z O.O. dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.

Korzystanie z przysługujących Państwu praw

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres: biuro@studio4u.eu lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adres korespondencyjny tj. FABRIC WORLD SP. Z O.O. , ul. 11 Listopada 99, 32-440 Sułkowice z dopiskiem – „Ochrona danych – kontrahenci”.

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu przez FABRIC WORLD SP. Z O.O. Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail).

Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.