KLAUZULA INFORMACYJNA

dla klientów/ kontrahentów

  1. Ochrona danych osobowych w ramach Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

Administratorem jest Studio4U Piotr Piechota, która zawarła umowę lub współpracuje z kontrahentem w oparciu o stałe lub jednorazowe zamówienia.

W niniejszej klauzuli informujemy o sposobach, w jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na adres e-mail: biuro@studio4u.eu

  1. Zakres informacji

W niniejszej klauzuli Studio4u Piotr Piechota informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących:

  1. dostawcami lub kontrahentami Studio4U Piotr Piechota,
  2. podwykonawcami dostawców lub kontrahentów Studio4U Piotr Piechota,
  3. wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami, reprezentantami dostawców, kontrahentów lub ich podwykonawców, innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami lub kontrahentami (łącznie „Państwo” lub „Kontrahenci”).
  1. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych

Dane podawane przez Kontrahentów

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Studio4U Piotr Piechota, mogącą polegać w szczególności na świadczeniu przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną usług lub dostarczaniu towarów do Studio4U Piotr Piechota lub współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

  1. imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
  2. numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL),
  3. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
  4. stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję,
  5. posiadane uprawnienia,
  6. numer rachunku bankowego.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Studio4U Piotr Piechota, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem oraz Studio4U Piotr Piechota. Dotyczy to również sytuacji, w której Studio4U Piotr Piechota cyklicznie lub jednorazowo zamawiają od Państwa towary lub usługi.

W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio ze Studio4U Piotr Piechota, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym lub może być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim (np. gdy są Państwo podwykonawcą Kontrahenta). Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Studio4U Piotr Piechota (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji lub wystawienia faktury).

Dane kontaktowe Kontrahentów wskazane w pkt a)-f) będą przetwarzane przez Studio4U Piotr Piechota jako administratora danych dla celów tworzenia Bazy Kontrahentów.

Dane zbierane z innych źródeł

Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do obsługi współpracy oraz kontaktu z Kontrahentem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych.

Możemy pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Kontrahentów od Kontrahentów, którzy dostarczyli Studio4U Piotr Piechota takie dane w celu obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem a Studio4U Piotr Piechota.

  1. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych

Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

  1. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej ze Studio4U Piotr Piechota  lub do podjęcia określonych czynności przed zawarciem umowy, np. przygotowania projektu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  2. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych Studio4U Piotr Piechota lub wprost nakazuje to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa;
  3. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Studio4U Piotr Piechota lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością

Uzasadnionymi interesami są:

  1. umożliwienie Studio4U Piotr Piechota kontaktu z Kontrahentami oraz obsługi danej umowy;
  2. wykorzystywanie danych kontaktowych Kontrahentów w ramach Bazy Kontrahentów;
  3. zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej;
  4. ustalanie lub dochodzenie przez Studio4U Piotr Piechota współpracujące z Kontrahentem roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
  5. weryfikacja wiarygodności Kontrahenta;
  6. weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach.

Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej, zostały przedstawione podstawowe cele, jakie realizuje Studio4U Piotr Piechota poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy przez jakie jej przetwarza:

  1. obowiązki wynikające z umowy – okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem a Studio4U Piotr Piechota;
  2. przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości i ustawy – Ordynacja podatkowa – okres wskazany we właściwych przepisach prawa. Co do zasady są to okresy 5-letnie, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło zdarzenie (np. wystawienie faktury);
  3. dla celów ustalania lub dochodzenia przez Studio4U Piotr Piechota roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 3 lata od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.
  1. Przekazywanie danych osobowych innym odbiorcom

Dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom:

  1. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Studio4U Piotr Piechota, między innymi takie jak:
  • podmioty świadczące usługi wsparcia informatycznego dotyczącego systemów lub narzędzi informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych lub podobne usługi,

Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Studio4U Piotr Piechota i nie będzie wykraczać poza zakres celów wskazanych w pkt. 4. Studio4U Piotr Piechota ma prawo do przeprowadzenia czynności kontrolnych.

  1. b) inni administratorzy danych osobowych, między innymi tacy jak:
  • dostawcy usług kurierskich lub pocztowych,
  • podmioty prowadzące działalność doradczą, kancelarie prawne,
  • inni Kontrahenci lub podwykonawcy uczestniczący w procesie wykonywania umowy
  1. c) inne podmioty w ramach danego Kontrahenta lub podwykonawcy.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

  1. Prawa przysługujące Kontrahentowi i korzystanie z nich

Przysługujące prawa

Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Studio4U Piotr Piechota. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Studio4U Piotr Piechota niezwłocznie skorygują takie informacje.

Ponadto, mają Państwo prawo do:

  1. wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Studio4U Piotr Piechota uzyskają taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
  2. żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
  3. żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
  4. wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Studio4U Piotr Piechota lub strony trzeciej;
  5. przeniesienia danych.

Studio4U Piotr Piechota będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

W odpowiedzi na Państwa żądanie Studio4U Piotr Piechota mogą poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Studio4U Piotr Piechota lepiej zrozumieć sytuację. Studio4U Piotr Piechota dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.

Korzystanie z przysługujących Państwu praw

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres: biuro@studio4u.eu lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adres korespondencyjny tj. Studio4U Piotr Piechota, ul. 11 Listopada 99, 32-440 Sułkowice z dopiskiem – „Ochrona danych – kontrahenci”.

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu przez Studio4U Piotr Piechota Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail).

Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.